Charakteristika Virtual office
Program Virtual Office je súbor doplnkových služieb pre samostatné spoločnosti, ktoré majú záujem o niektorú z nasledujúcich služieb:
- SÍDLO – registračné sídlo pre spoločnosti s ručením obmedzeným, či akciové spoločnosti, prípadne živnostníkov, t.j. klientom sem prichádza pošta, alebo spoločnosť hľadá niekto osobne,
- TELEFÓNNA SLUŽBA – prijímanie hovorov pre spoločnosť,
- FAXOVÁ SLUŽBA – prijímanie faxov pre spoločnosť,
- PRENÁJOM ZASADAČKY - spoločnosť poskytneme zasadacie priestory,
- E-MAIL – zriadenie e-mailu pre spoločnosť,
- WEB-HOSTING – hostovanie www stránky klienta.
Sídlo
Informácie o novom klientovi sú zaznamenané v obchodnom registri, a živnostenskom registri, čiže každému subjektu je úplne zrejmé, že klient má sídlo presne na našej adrese. Personál našej spoločnosti je vyškolený tak, aby existenciu subjektu vždy potvrdil a jednoznačne navodil pravdivý dojem, že spoločnosť sídli na danej adrese.
Označenie novej spoločnosti
Názov nášho klienta (obchodné meno spoločnosti, právna forma a IČO) vyvesíme na informačnej tabuli na recepcii. Okrem toho označíme novú spoločnosť na tabuľku pri vstupe budovy( interné pravidlo - spoločnosti zoraďujeme podľa abecedy), ktorá sa nachádza pri vstupných dverách do spoločnosti (na pravej strane). Spoločnosť je označená iba obchodným menom a právnou formou.
Vytvorenie priečinku
Každej spoločnosti, ktorá má službu "sídlo", vytvoríme poštový priečinok.
Príjem písomností
Asistentka každý deň rozdeľuje došlú poštu do poštových priečinkov klientov Virtual Office. Postup pri doručovaní pošty klientom:
- Ak klient nemá zaplatenú službu doposielania pošty. Asistentka informuje kontaktnú osobu klientovej spoločnosti o novej pošte podľa pokynov klienta.
- Ak klient má zaplatenú službu doposielania pošty. Asistentka preposiela doručenú poštu pre klienta spoločnosti spôsobom, aký je zadefinovaný podľa pokynov klienta.
Telefónna služba
Ak má klient Virtual Office zakúpenú telefónnu službu, asistentka postupuje nasledovným spôsobom:
- Hovory – recepcia: Všetky hovory, ktoré zvonia na telefónnej sa preberajú s oslovením: „Firma XYZ“ „meno priezvisko asistentky“ dobrý deň!
!!!ZÁKLADNÝM CIELOM, PRI VYBAVOVANÍ HOVORU, JE NAVODIŤ U VOLAJÚCEHO DOJEM, ŽE VOLANÁ SPOLOČNOSŤ SKUTOČNE FUNGUJE NA TEJTO ADRESE!!!
Asistentka oznámi, že volaná osoba nie je momentálne prítomná a zistí kontakt na volajúceho (meno, spoločnosť, telefón) a v akej veci je spoločnosť hľadaná, resp. odkaz pre spoločnosť XYZ, prípadne ďalšie informácie. S odkazom pre spoločnosť XYZ sa ďalej nakladá podľa zásad dohodnutých s konkrétnym klientom.
- Faxová služba: Asistentka každý deň rozdeľuje došlé faxy do poštových priečinkov klientov, alebo ich preposiela klientovi, presne podľa jeho požiadaviek.
- Prenájom zasadačky: Asistentka prijíma a usádza klienta pre službu prenájom zasadačky a jeho návštevu vybavuje podľa všeobecných pravidiel platných pre príchodzie návštevy klienta.
- E-mail a wehosting: Pri realizácii služieb e-mail a web-hosting sa dbá hlavne na potreby klienta.
